Zmiany w stażu pracy a dane osobowe pracowników. Co pracodawca ma prawo wiedzieć, a czego żądać nie może?

Planowane zmiany w zasadach ustalania stażu pracy budzą duże zainteresowanie zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Nowe regulacje mają uwzględniać nie tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej – m.in. umowy zlecenia, działalność gospodarczą czy współpracę B2B. Choć zmiany te mają poprawić sytuację wielu osób na rynku pracy, pojawia się przy nich istotny, często pomijany wątek – ochrona danych osobowych.

– Zmiany w liczeniu stażu pracy oznaczają, że pracodawcy będą częściej sięgać po informacje o wcześniejszej aktywności zawodowej pracownika. I tu pojawia się pytanie: jakie dane rzeczywiście są niezbędne, a które wykraczają poza prawo – tłumaczy Karolina Praszek-Gołębiewska, prawniczka i specjalistka ds. bezpieczeństwa informacji.

Staż pracy a zakres danych – nie wszystko wolno

Nowe przepisy mogą wymagać od pracowników potwierdzenia okresów zatrudnienia także poza klasyczną umową o pracę. Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma prawo do pełnej historii zawodowej pracownika ani wglądu w szczegóły umów cywilnoprawnych czy rozliczeń finansowych. – Pracownik ma obowiązek udokumentować okresy, które chce zaliczyć do stażu pracy, ale nie oznacza to automatycznie zgody na ujawnianie wszystkich warunków współpracy z poprzednimi podmiotami. Wystarczające powinno być potwierdzenie okresu wykonywania pracy lub działalności – podkreśla Karolina Praszek-Gołębiewska.

Z punktu widzenia RODO kluczowa pozostaje zasada minimalizacji danych – pracodawca może przetwarzać wyłącznie te informacje, które są niezbędne do realizacji konkretnego celu, w tym przypadku ustalenia uprawnień pracowniczych wynikających ze stażu pracy.

Umowa o pracę, zlecenie, B2B – różne podstawy, te same zasady ochrony danych

Zmiany w stażu pracy mogą sprawić, że do działów kadr trafią dokumenty dotyczące umów zlecenia, kontraktów menedżerskich czy jednoosobowej działalności gospodarczej. To obszar szczególnie wrażliwy z perspektywy ochrony danych. – Pracodawca nie ma prawa żądać kopii umów zlecenia, kontraktów B2B ani informacji o wynagrodzeniu osiąganym u innych podmiotów. Takie dane są nadmiarowe i nieproporcjonalne do celu, jakim jest ustalenie stażu pracy – wyjaśnia ekspertka ds. bezpieczeństwa informacji.

W praktyce oznacza to, że pracownik może przedstawić zaświadczenie, oświadczenie lub inny dokument potwierdzający okres aktywności zawodowej, bez ujawniania szczegółów handlowych czy finansowych.

Kadry pod presją – rośnie ryzyko naruszeń danych

Rozszerzenie zasad liczenia stażu pracy to także większe wyzwanie organizacyjne dla pracodawców. Do firm trafi więcej dokumentów, często zawierających dane wrażliwe, które muszą być odpowiednio zabezpieczone. – Każdy nowy proces kadrowy to potencjalne ryzyko naruszenia danych. Jeżeli dokumenty
są przechowywane w formie papierowej, przesyłane e-mailem bez zabezpieczeń lub gromadzone „na zapas”, ryzyko wycieku znacząco rośnie – ostrzega Karolina Praszek-Gołębiewska. W przypadku umów cywilnoprawnych czy działalności gospodarczej łatwo o nadmiar informacji, które nie tylko nie są potrzebne, ale wręcz mogą narazić pracodawcę na odpowiedzialność prawną.

Rola Inspektora Ochrony Danych – kluczowy element bezpieczeństwa informacji

W tym kontekście szczególnego znaczenia nabiera rola Inspektora Ochrony Danych (IOD). To właśnie IOD w organizacji odpowiada za doradztwo w zakresie prawidłowego przetwarzania danych osobowych, ocenę ryzyk oraz nadzór nad zgodnością procesów kadrowych z przepisami RODO. – Kwestie związane z pozyskiwaniem i weryfikacją danych na potrzeby ustalania stażu pracy powinny być konsultowane z inspektorem ochrony danych. Jego udział nie jest formalnością, lecz realnym wsparciem dla pracodawcy i istotnym elementem systemu bezpieczeństwa informacji w firmie – podkreśla Karolina Praszek-Gołębiewska.

Zaangażowanie IOD pozwala nie tylko ograniczyć ryzyko naruszeń i kar finansowych, ale także uporządkować procedury, określić minimalny zakres wymaganych danych oraz zapewnić pracownikom transparentność procesu.

Obowiązek informacyjny i odpowiedzialność pracodawcy

Pracodawca, który zbiera dane w celu ustalenia stażu pracy, musi spełnić obowiązek informacyjny wynikający z RODO – jasno wskazać cel przetwarzania danych, zakres, podstawę prawną oraz okres ich przechowywania. – Dane dotyczące wcześniejszego zatrudnienia nie mogą być przetwarzane w nieskończoność. Po ustaleniu uprawnień pracowniczych powinny zostać ograniczone lub usunięte zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania – podkreśla ekspertka.

Brak procedur i jasnych zasad w tym zakresie może skutkować nie tylko skargami pracowników, ale także karami finansowymi.

Zdaniem Karoliny Praszek-Gołębiewskiej kluczowa jest świadomość obu stron. – Pracownicy powinni wiedzieć, że mają prawo pytać, dlaczego dane są zbierane i w jakim zakresie. Pracodawcy z kolei muszą pamiętać, że nowe przepisy o stażu pracy nie znoszą obowiązków wynikających z RODO. Prawo pracy i ochrona danych muszą iść w parze – podsumowuje.

Zmiany w stażu pracy mają poprawić sytuację pracowników, ale tylko wtedy, gdy będą wdrażane z poszanowaniem prywatności i bezpieczeństwa informacji. W przeciwnym razie dobre intencje mogą przerodzić się w kosztowne problemy prawne.