Firmy toną w dokumentach. Problemem nie są pliki, tylko brak kontroli

W wielu firmach cyfryzacja wciąż wygląda podobnie: dokumenty krążą w mailach,
w Excelu i w folderach sieciowych. Pracownicy poprawiają pliki lokalnie i odsyłają je dalej, tworząc kolejne wersje tych samych dokumentów. Z czasem nikt nie ma pewności, która wersja jest aktualna i kto wprowadził ostatnie zmiany.

To nie jest już tylko kwestia wygody. Przy rosnącej skali taki model pracy prowadzi
do błędów, opóźnień i realnych strat.

„Workflow to pojęcie angielskojęzyczne i ono oznacza przepływ pracy, czyli to co ludzie robią
i w jaki sposób te informacje przepływają między ludźmi. Zwykle jest to tłumaczone na język polski jako obieg dokumentów, co jest trochę mylące, bo tak naprawdę nie zawsze są to dokumenty.” – podkreśla dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.

DMS, BPM, workflow, EZD. Firmy gubią się już na poziomie pojęć

Wiele organizacji szuka rozwiązania „do dokumentów”, ale nie potrafi jasno określić, czego dokładnie potrzebuje. Pojęcia takie jak DMS, workflow czy BPM są często używane zamiennie, choć w praktyce oznaczają różne podejścia do zarządzania pracą.

DMS kojarzy się głównie z dokumentami i ich przechowywaniem. Workflow opisuje przepływ pracy i informacji. BPM dotyczy zarządzania procesami biznesowymi, czyli tego, jak firma działa i jak przebiegają decyzje.

„BPM to jest Business Process Management, czyli zarządzanie procesami biznesowymi.
To jest już coś, co bardziej pokazuje, że to są nie tylko dokumenty.” – podkreśla dr Przemysław Sołdacki.

Nowoczesny system nie przechowuje plików. On pilnuje porządku w firmie

Współczesne narzędzia nie kończą się na archiwum dokumentów. Kluczowe staje się zarządzanie wersjami, dostępami, historią zmian oraz kontrolą procesów. Firmy potrzebują rozwiązań, które porządkują obieg informacji i decyzji.

„Nowoczesne systemy tak naprawdę łączą te wszystkie rzeczy. Czyli zarządzanie archiwum dokumentów, metadany, procesy biznesowe, definiowanie reguł, przepływu informacji, śledzenie co tak ludzie naprawdę robią.” – zauważa ekspert.

Największy błąd wdrożeń? Kupowanie narzędzia bez odpowiedzi „po co”

W wielu firmach wdrożenie systemu zaczyna się od porównywania ofert i funkcji. Tymczasem punkt startowy powinien być prostszy: organizacja musi odpowiedzieć, jaki problem chce rozwiązać i gdzie dziś traci najwięcej czasu oraz kontroli.

„Przy każdym wdrożeniu IT pierwsze pytanie, może kontrowersyjne, jest po co to robimy? Musimy sobie postawić inne pytanie – jakie problemy mamy obecnie? Co nam je generuje?” – dodaje dr Przemysław Sołdacki.

CRM? Często to nie to, czego firma naprawdę potrzebuje

Zdarza się, że firmy deklarują potrzebę wdrożenia CRM, ale po analizie okazuje się, że ich głównym wyzwaniem są umowy, akceptacje i kontrola dokumentacji. W takich przypadkach zakup niewłaściwego systemu nie rozwiązuje problemu, a jedynie dokłada kolejną warstwę chaosu.

„Czasami dostawaliśmy pytania od klientów, że np. klient chciałby wdrożyć w sobie system CRM i po rozmowie z klientem się okazuje, że w zasadzie on nie chce CRM, tylko chce mieć system zarządzania umowami.” – mówi ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.

Czerwone światła, które pokazują, że chaos już kosztuje

Pierwszym sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której pracownicy nie potrafią szybko wskazać, gdzie znajduje się aktualna wersja dokumentu i kto odpowiada za kolejny krok. Drugim jest rosnąca liczba spraw „utkniętych” w mailach, bez jasnego statusu i historii decyzji. Trzecim jest praca „quasi papierowa”, czyli oparta na skanach, arkuszach Excel
i ręcznym przepisywaniu danych, co przy większej skali prowadzi do błędów i opóźnień.

„Jeśli mamy jeszcze w firmie rzeczy, które załatwiamy papierowo, albo załatwiamy quasi papierowo, czyli mailem, formularzem w Excelu, to znaczy, że jeszcze nie doszliśmy do etapu digitalizacji firmy i trzeba to jak najszybciej rozwiązać.” – dodaje dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.